Формат мероприятия включает просмотр презентаций, где наглядно отражена деятельность волонтеров института. Также планируется проинформировать присутствующих о возможности их дальнейшего участия в волонтерской деятельности по различным направлениям: спортивная, туристическая подготовка; профилактика здорового и безопасного образа жизни; педагогическое сопровождение  (поддержка детей и подростков); информационное обеспечение; переводческое  (включая межкультурную коммуникацию).

Во время подготовки собрания инициативная группа (Ольга Мазур - координатор комитета по молодежной политике Администрации РО, Ольга Волконская - председатель студенческого совета ПИ ЮФУ, Мария Голутвина - специалист по УМР отдела социальной работы) провела социологический интернет-опрос ребят, подготовила ряд нормативных документов, регулирующих волонтерскую деятельность в вузе и позволяющих ответить на многие, пока еще не решенные вопросы. В их числе - цели и задачи волонтерского движения ПИ ЮФУ, права и обязанности волонтера, взаимоотношения администрации вуза с волонтерами и многие другие.

Особую актуальнольсть тема добровольчества приобретает в преддверии XXII зимних Олимпийских игр и XI Паралимпийских игр 2014 года в г. Сочи и большой потребностью в волонтерских кадрах в нашем регионе.

На встречу приглашены председатель Комитета по молодежной политике Администрации Ростовской области С.В. Чуев, начальник отдела по делам молодежи Администрации г. Ростова-на-Дону М.Г. Чупров, представители общественных организаций г. Ростова-на-Дону.

Координатор мероприятия - Мария Голутвина, социальный отдел ПИ ЮФУ, тел.: (863) 272-67-45.